Zapytanie ofertowe na "Usługowe prowadzenie audytu wewnętrznego w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Recz".

ZAPYTANIE OFERTOWE

DLA POSTĘPOWANIA OFERTOWEGO NA WYKONANIE USŁUGI O WARTOŚCI PONIŻEJ 130.000 ZŁ

Nazwa zadania : „Usługowe prowadzenie audytu wewnętrznego w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Recz”. 

I. Nazwa i adres zamawiającego

Gmina Recz

Ul. Ratuszowa 17

73-210 Recz

Tel.(95)765-44-61

Adres strony internetowej: www.recz.pl

Email: recz@recz.pl

II. Tryb udzielenia zamówienia
Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania z zastosowaniem Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej zamówienia nieprzekraczającej 130.000 zł

III. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest:  Usługowe prowadzenie audytu wewnętrznego w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Recz w okresie od dnia 01 marca 2023 do 31 stycznia 2025 roku.
 

Audyt wewnętrzny należy prowadzić zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 roku w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (t.j. Dz.U z 2018 roku , poz 506), usługa obejmuje w szczególności:

1. Opracowanie dokumentacji audytu orazprocedur prowadzenia audytu wewnętrznego,
2. Analiza ryzyka do planu na lata 2023, 2024.
3. Opracowanie planu audytu na lata 2023, 2024:

• 2023- 2 zadania,
• 2024 -2 zadania  

4. Realizacja audytu wewnętrznego zgodnie z planem.
5. Prowadzenie akt audytu bieżących i stałych w celu rzetelnego udokumentowania przeprowadzonych czynności.
6. Przeprowadzenie w uzasadnionych przypadkach zadania audytowego poza planem audytu za dodatkowym wynagrodzeniem.
7. Przygotowanie pisemnych sprawozdań za każdy rok z wykonanych zadań audytowych wraz z rekomendacjami dla audytowanego obszaru.

Forma zadania audytowego zostanie określona wspólnie przez audytora wewnętrznego i Zamawiającego. Dopuszcza się możliwość prowadzenia zadania audytowego drogą elektroniczną, bez osobistego udziału w siedzibie Urzędu. Wymaga się od audytora minimum 1 wizyty w roku kalendarzowym w siedzibie Zamawiającego.

Wynagrodzenie określone w formularzu ofert płatne będzie na podstawie wystawionych dokumentów księgowych po każdym wykonanym zadaniu.

Do wyliczenia kosztów obsługi budżetu należy przyjąć następujące wartości:

Budżet Gminy:

• Dochody ogółem 32.976.068 zł
• Koszty ogółem    40.137.776 zł
• Przychody –          8.071.708 zł
• Rozchody –              910.000 zł

Jednostki organizacyjne Gminy:

• Urząd Miejski w Reczu
• Szkoła Podstawowa w Recz
• Przedszkole Miejskie w Reczu
• Miejsko – Gminny Ośrodek pomocy Społecznej w Reczu
• Środowiskowy Dom Samopomocy w Reczu

IV. Warunki udziału:
 

1. Audytor musi spełniać warunki zawarte w art. 279 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r.o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2022 poz. 1634 ze zmianami).
2. Spółka cywilna, spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo- akcyjna lub osoba prawna, spełni warunek jeżeli wykaże że dysponuje minimum 1 osobą, która może uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, posiadająca uprawnienia określone w art. 279 i 286 ustawy o finansach publicznych.
3. Posiadać minimum 2 letnie doświadczenie w realizacji audytu w jst

V. Wymagania dla wykonawcy składających oferty :

1. Dokumenty złożone w języku polskim.
2. Wykaz osób wskazanych do realizacji zadania, wraz z potwierdzeniem ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczeń audytora wewnętrznego zgodnie z art. 279 i 286 uofp oraz pełnomocnictwa do reprezentowania Wykonawcy.
3. W przypadku, gdy Wykonawca składa kopie dokumentów to musza być one potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę własnoręcznym podpisem na każdej stronie

VI. Termin realizacji zamówienia:
Termin wykonania zamówienia ustala się do 31.01.2025 roku

VII. Oferta na prowadzenie audytu wewnętrznego powinna zawierać:

1. Formularz ofertowy wraz z oświadczeniem  o spełnianiu warunków o których mowa w art. 286 ust. 1 pkt. 1-3 ustawy o finansach publicznych – Załącznik nr 1
2. Przedłożenie informacji o wykonanych audytach wewnętrznych w latach 2021 – 2022
    

VIII. Miejsce i termin składania ofert:
1. Oferty oznaczone „Usługowe prowadzenie audytu wewnętrznego w Urzędzie Miejskim i  

     jednostkach organizacyjnych Gminy Recz” należy składać:

• w opisanej i zamkniętej kopercie w siedzibie urzędu ul. Ratuszowa 17, 73-210 Recz (Biuro Obsługi Klienta – parter) za pośrednictwem operatora pocztowego, kuriera lub osobiście
• drogą mailową na adres: recz@recz.pl
• na skrzynkę /963xe1dsrw/skrytka

2. Termin składania ofert:  do 30 stycznia 2023 r.
3. O zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Oferta musi obejmować całość zamówienia. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

IX. Opis sposobu obliczania ceny

1. Cena wskazana w ofercie musi:
   a) być podana w PLN cyfrowo i słownie z wyodrębnieniem podatku VAT (jeśli występuje)
   b) uwzględniać wszystkie zobowiązania, koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.
2. Cena za wykonanie przedmiotu zamówienia może być tylko jedna (nie dopuszcza się wariantowości cen) oraz cena nie może ulec zmianie przez okres ważności oferty (termin związania ofertą to 30 dni).

X. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty
Kryterium oceny ofert:  
Cena: waga kryterium 100%

X. Postanowienia ogólne

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nierozstrzygnięcia zapytania ofertowego lub odstąpienia od zawarcia umowy bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków objętych odpowiedzią na zapytanie ofertowe.
3. Złożenie oferty nie jest wiążące dla Zamawiającego
4. Zamawiający nie zwraca kosztów przygotowania i złożenia oferty.

XI. Osoby uprawnione do kontaktu:

1. Ewa Patrzałek – Skarbnik Miejski tel. 662-210-864

XII. Klauzula informacyjna

Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwanych dalej RODO) informujemy, iż:

1. Administratorem Danych Osobowych jest Burmistrz Recza. Z Administratorem można skontaktować się pod nr tel. 95 765 44 61, poprzez adres e-mail recz@recz.pl lub pisemnie na adres siedziby: ul. Ratuszowa 17, 73-210 Recz. 
2. Funkcję Inspektora Ochrony Danych pełni Pani Agnieszka Pater, dane kontaktowe: numer telefonu 95 765 44-61 wew 104, adres email: iod@recz.pl 
3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie przesłanek określonych w: art. 6 ust. 1 a, b, c, d, e RODO, art. 9 ust. 2 a, b, c, g, h, j RODO, art. 10 RODO.
4. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów prawa, przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, lecz nie krócej niż okres wskazany w  przepisach dotyczących archiwizacji.
5. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich  sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu. 
6. Odbiorcami Pani/Pana* danych osobowych będą wyłącznie osoby lub podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych i tylko w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia procedury wyboru oferty.
7. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Urząd Ochrony Danych Osobowych.
8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych może uniemożliwić przeprowadzenie procedury wyboru oferty.

Recz, dnia 16.01.2023 r.