REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU MIEJSKIEGO

W RECZU

Spis treści

Rozdział I	Postanowienia ogólne .........................................................................	4
Rozdział II	Zakres działania i zadania Urzędu ....................................................	4
Rozdział III	Organizacja Urzędu ...........................................................................	6
Rozdział IV	Zasady funkcjonowania Urzędu .......................................................	7
Rozdział V	Zakresy zadań Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Skarbnika .....	8
	Zakres zadań Burmistrza ......................................................................	8
	Zakres zadań Zastępcy Burmistrza .......................................................	9
	Zakres zadań Skarbnika ........................................................................	10
Rozdział VI	Podział zadań pomiędzy referat i samodzielne stanowiska ............	11
	Zakres zadań Referatu Finansowo Budżetowego .................................	11
	Zakres zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Inwestycji, Budownictwa, Gospodarki Przestrzennej i Drogownictwa ..................	12
	Zakres zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej oraz Ochrony Środowiska .....................	14
	Zakres zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Gospodarki Mieniem Komunalnym ........................................................................................	15
	Zakres zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Rolnictwa i Działalności Gospodarczej ...................................................................	15
	Zakres zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Promocji i Funduszy Unijnych ...............................................................................................	16
	Zakres zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Organizacji i Obsługi Rady Miejskiej ......................................................................................	17
	Zakres zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu, Organizacji i Spraw Osobowych ..........................................................	18
	Zakres zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Obsługi Interesantów	19
	Zakres zadań Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich ......................................................................................	19
	Zakres zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Obrony Cywilnej, Spraw Wojskowych i Ochrony Informacji Niejawnych .......................	20
	Zakres zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Ochrony Przeciwpożarowej .................................................................................	21
	Zakres zadań Specjalisty ds. BHP ........................................................	22
	Zakres zadań Pełnomocnika ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych ......................................................................................	22
Rozdział VII	Obieg Dokumentów w Urzędzie ........................................................	23
Rozdział VIII	Zasady podpisywania pism i decyzji .................................................	23
Rozdział IX	Opracowanie projektów zarządzeń i uchwał na posiedzenia organów gminy ...................................................................................	25
Rozdział X	Kontrola wewnętrzna w Urzędzie .....................................................	25
Rozdział XI	Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków i listów ................................................................................	26
Rozdział XII	Postanowienia końcowe .....................................................................	27

Rozdział I  

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1.Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Reczu zwany dalej Regulaminem określa:

1)       zakres działania i zadania Urzędu Miejskiego w Reczu zwany dalej Urzędem,

2)       organizację Urzędu,

3)       zasady funkcjonowania Urzędu,

4)       zakres działania Kierownictwa Urzędu referatu i samodzielnych stanowisk pracy w Urzędzie.

§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1)       Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Recz,

2)       Radzie – należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Miejską w Reczu,

3)       Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego - należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Recza, Zastępcę Burmistrza Recza, Skarbnika Miejskiego oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Reczu,

4)       Referacie – należy przez to rozumieć Referat Finansowo Budżetowy.

§ 3. 1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.

2.      Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

3.      Siedzibą Urzędu jest miasto Recz.

Rozdział II  

ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU

§ 4. 1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza i Rady do realizacji zadań Gminy.

2.      Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonania spoczywających na Gminie:

1)       zadań własnych,

2)       zadań zleconych,

3)       zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych),

4)       zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego,

5)       zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.

§ 5. 1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.

2.      W szczególności do zadań Urzędu należy:

1)       przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,

2)       wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy,

3)       zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,

4)       przygotowanie projektu i wykonywanie budżetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy,

5)       realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,

6)       zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej Komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy,

7)       prowadzenie zbioru przepisów gminnych, dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,

8)       wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:

a)          przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,

b)         prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,

c)          przechowywanie akt,

d)         przekazywanie akt do archiwum,

9)       realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

Rozdział III  

ORGANIZACJA URZĘDU

§ 6. W skład Urzędu wchodzą referat i następujące samodzielne stanowiska pracy:

1)       Referat Finansowo - Budżetowy (S):

a)          Skarbnik – kierujący Referatem (GS),

b)         Stanowisko ds. Wymiaru Podatków i Opłat Lokalnych (SW),

c)          Stanowisko ds. Księgowości Podatków i Opłat Lokalnych (SP),

d)         Stanowisko ds. Dochodów Budżetu Gminy (SD),

e)          Stanowisko ds. Wydatków Budżetowych i Obsługi Kasowej (SK).

2)       Samodzielne Stanowisko ds. Inwestycji, Budownictwa, Gospodarki Przestrzennej i Drogownictwa (BB),

3)       Samodzielne Stanowisko ds. Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej oraz Ochrony Środowiska (BM),

4)       Samodzielne Stanowisko ds. Gospodarki Mieniem Komunalnym (BN),

5)       Samodzielne Stanowisko ds. Rolnictwa i Działalności Gospodarczej (BRG),

6)       Samodzielne Stanowisko ds. Promocji i Funduszy Unijnych (BP),

7)       Samodzielne Stanowisko ds. Organizacji i Obsługi Rady Miejskiej (BR),

8)       Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Sekretariatu, Organizacji i Spraw Osobowych (BO),

9)       Stanowisko ds. Gospodarczych,

10)   Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Interesantów (BI),

11)   Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich (USC),

12)   Samodzielne Stanowisko ds. Obrony Cywilnej, Spraw Wojskowych i Ochrony Informacji Niejawnych (OC),

13)   Samodzielne Stanowisko ds. Ochrony Przeciwpożarowej (OP),

14)   Specjalista ds. BHP (BHP),

15)   Pełnomocnik ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (PA).

§ 7. 1. Obsługę prawną Urzędu zapewnia Radca Prawny.

2.      Radca Prawny wykonuje świadczenia pomocy prawnej w ramach umowy cywilnoprawnej.

§ 8. Szczegółową strukturę organizacyjną przedstawia schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

Rozdział IV  

ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU

§ 9. Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1)       praworządności,

2)       służebności wobec społeczności lokalnej,

3)       racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

4)       jednoosobowego kierownictwa,

5)       planowania pracy,

6)       kontroli wewnętrznej,

7)       podziału zadań pomiędzy Kierownictwo Urzędu, referat oraz samodzielne stanowiska pracy,

8)       wzajemnego współdziałania.

§ 10. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

§ 11. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.

§ 12. 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2.      Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

§ 13. 1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

2.      Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.

3.      Skarbnik kieruje i zarządza referatem w sposób zapewniający optymalną realizację zadań i ponosi za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.

4.      Skarbnik jest bezpośrednim przełożonym podległych mu pracowników referatu i sprawuje nad nimi nadzór.

5.      Pracownicy samodzielnych stanowisk ponoszą odpowiedzialność służbową przed Burmistrzem.

§ 14. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez referat i samodzielne stanowiska oraz wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.

§ 15. 1. Referat realizuje zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.

2.      Referat i pracownicy samodzielnych stanowisk są zobowiązani do współdziałania między komórkami organizacyjnymi Urzędu w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.

Rozdział V  

Zakresy zadań Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Skarbnika

§ 16. 1. Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności:

1)       reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,

2)       prowadzenie bieżących spraw Gminy,

3)       podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,

4)       wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,

5)       zapewnianie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,

6)       okresowe zwoływanie narad z udziałem kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań,

7)       koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,

8)       rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi podziału zadań,

9)       udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,

10)   czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,

11)   przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,

12)   upoważnianie swoich Zastępców lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

13)   przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od przewodniczącego rady gminy oraz pracowników samorządowych upoważnionych przez Burmistrza do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,

14)   ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych,

15)   wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa, Regulamin oraz uchwały Rady.

2.      Przy sygnaturze spraw używa symbolu ,,BG''.

§ 17. 1. Zastępca Burmistrza wykonuje z upoważnienia Burmistrza czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza.

2.      Zastępca Burmistrza wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.

3.      Do zadań Zastępcy Burmistrza należy również zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu a w szczególności:

1)       opracowywanie projektów zmian Regulaminu,

2)       opracowywanie projektów podziału referatów na stanowiska pracy,

3)       opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy,

4)       nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,

5)               przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,

6)       nadzór nad przygotowywaniem projektów zarządzeń Burmistrza,

7)       wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych,

8)       koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych,

9)       koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,

10)   wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.

4.      Przy sygnaturze spraw używa symbolu „ZB”.

§ 18. 1. Do zadań Skarbnika należy:

1)       wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,

2)       kierowanie pracą Referatu Finansowo Budżetowego,

3)       nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu gminy,

4)       kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,

5)       współdziałanie w opracowywaniu budżetu,

6)       współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,

7)       wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.

2.      Przy sygnaturze spraw używa symbolu „GS”.

 

Rozdział VI  

PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY REFERAT I SAMODZIELNE STANOWISKA

§ 19. 1. Do wspólnych zadań referatu i samodzielnych stanowisk należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności:

1)       prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

2)       pomoc Burmistrzowi, Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań,

3)       współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,

4)       przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,

5)       współdziałanie ze stanowiskiem kadr w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,

6)       przechowywanie akt,

7)       stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,

8)       stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,

9)       prowadzenie rejestru przyjmowanych przez dany referat/samodzielne stanowisko podań kierowanych przez obywateli do innych organów,

10)   usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,

11)   wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza.

§ 20. Do zadań Referatu Finansowo Budżetowego należy:

1)       przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Burmistrza,

2)       udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonywaniu budżetu Gminy,

3)       zapewnianie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Urzędu,

4)       uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy,

5)       przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,

6)       sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,

7)       prowadzenie ksiąg rachunkowych,

8)       rozliczanie inwentaryzacji,

9)       dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,

10)   przygotowywanie sprawozdań finansowych,

11)   dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

12)   prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,

13)   gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,

14)   przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,

15)   podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,

16)   prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,

17)   przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat

18)   przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat,

19)   analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,

20)   prowadzenie spraw związanych z zatwierdzaniem arkuszy organizacyjnych przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,

21)   prowadzenie archiwum zakładowego.

§ 21. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Inwestycji, Budownictwa, Gospodarki Przestrzennej i Drogownictwa należy:

1)       przygotowywanie materiałów do dokumentów planistycznych Gminy,

2)       koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,

3)       koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzaniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

4)       obsługa techniczno-biurowa Gminnej Komisji Urbanistycznej,

5)       przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wyrysów,

6)       prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

7)       ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny,

8)       dokonywanie analiz wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,

9)       prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

10)   prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,

11)        prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,

12)   rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania trenu,

13)   prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem obiektów zabytkowych na terenie miasta i gminy Recz, badaniami archeologicznymi i wykopaliskami,

14)   prowadzenie spraw związanych z inwestycjami komunalnymi i nadzór nad nimi,

15)   wyposażanie gruntów w urządzenie komunalne,

16)   zagospodarowanie wspólnot gruntowych,

17)   przygotowywanie projektów wniosków i stanowisk organów Gminy, dotyczących zaliczenia dróg i ulic do poszczególnej kategorii,

18)   projektowanie przebiegu dróg,

19)   budowa, modernizacja i ochrona dróg,

20)   zarządzanie drogami,

21)   określanie szczególnego korzystania z dróg w tym wykorzystywania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne,

22)   koordynacja i obsługa w współpracy z innymi zarządcami dróg publicznych,

23)   organizacją zgromadzeń i zbiórek publicznych,

24)   zapewnianie transportu dzieci do i ze szkoły,

25)   prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem zamówień publicznych.

§ 22. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej oraz Ochrony Środowiska należy:

1)       ochrona i kształtowanie środowiska w tym:

a)          zezwolenia na usuwanie drzew i krzewów,

b)         sprawy dotyczące ograniczeń dotyczących maszyn i urządzeń technicznych,

c)          gospodarka odpadami stałymi,

d)         utrzymanie porządku i czystości,

e)          gospodarka wodno – ściekowa,

f)           ochrona powietrza atmosferycznego,

2)       administrowanie, gospodarowanie i zarządzanie gminnym zasobem lokalowym oraz nieruchomościami budynkowymi,

3)       dodatki mieszkaniowe,

4)       sprawy przyznawania lokali mieszkalnych w tym socjalnych i zastępczych oraz zapewnienia w razie potrzeby czasowego zakwaterowania osób zwolnionych z zakładów karnych,

5)       zarząd nieruchomościami wspólnymi,

6)       egzekucja w sprawach lokalowych i usuwania skutków samowoli lokalowej,

7)       stawki czynszów i opłat za lokale i nieruchomości budynkowe,

8)       planowanie energetyczne i oświetlenie miejsc publicznych,

9)       tworzenie i utrzymywania terenów zielonych,

10)   cmentarze w tym cmentarze wojenne,

11)   prowadzenie spraw związanych z bezdomnymi zwierzętami.

 

§ 23. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Gospodarki Mieniem Komunalnym należy:

1)       gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi gruntami zabudowanymi i przeznaczonymi w planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywania, oddawania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie, w trwały zarząd oraz ich przekazywanie na cele szczególne,

2)       ustalanie ich wartości, cen i opłat za korzystanie z nich,

3)       organizowanie przetargów na zbywanie prawa własności, prawa użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiących własność gminy,

4)       nabywanie nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,

5)       komunalizacja gruntów,

6)       prowadzenie ewidencji gruntów komunalnych,

7)       tworzenie zasobu gruntów i gospodarowaniem nim – zgodnie z zasadami określonymi w przepisach obowiązującego prawa,

8)       prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,

9)       prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości.

§ 24. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Rolnictwa i Działalności Gospodarczej należy prowadzenie spraw związanych z:

1)       ewidencją przedsiębiorców,

2)       zezwoleniami na sprzedaż napojów alkoholowych,

3)       określaniem cen urzędowych za usługi przewozowe gminnego transportu zbiorowego oraz za przewozy taksówkami a także określanie stref cen obowiązujących przy przewozie osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi,

4)               ustalaniem czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych,

5)       targami i targowiskami,

6)       ochroną gruntów rolnych i leśnych w tym:

a)          przeznaczanie gruntów na cele nierolnicze lub nieleśne,

b)         wyłączanie gruntów z produkcji,

c)          rolnicze wykorzystanie gruntów,

d)         rekultywacja nieużytków oraz zdewastowanych i zdegradowanych i użyźniania innych gruntów,

7)       prowadzenie spraw związanych z ewidencją gospodarstw i działek rolnych,

8)       nadzorowanie gospodarki leśnej w lasach niepaństwowych,

9)       przeciwdziałaniem nieformalnemu obrotowi ziemią,

10)   nasiennictwem,

11)   łowiectwem,

12)   zwalczaniem zaraźliwych chorób zwierzęcych,

13)   melioracją gruntów,

14)   ewidencją psów ras uznanych za agresywną,

15)   kontrolą spełniania przez rolników ubezpieczenia OC i ubezpieczenia budynków rolniczych.

§ 25. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Promocji i Funduszy Unijnych należą sprawy związane z kreowaniem rozwoju Gminy i jej promocją na zewnątrz oraz sprawy związane z kulturą i sztuką oraz kulturą fizyczną, wypoczynkiem i rekreacją, a w szczególności:

1)       analizowanie i diagnozowanie zjawisk społecznych i gospodarczych występujących na obszarze Gminy i gmin sąsiednich,

2)       gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz,

3)       utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami środków masowego przekazu,

4)       organizowanie współpracy Gminy z zagranicą,

5)       prowadzenie spraw związanych z gminnymi instytucjami kultury m.in. spraw tworzenia, łączenia, przekształcania i znoszenia bibliotek, nadawania im statutów oraz zapewnienia bibliotekom właściwych warunków działania, prowadzenie spraw dotyczących zakładania, utrzymywania i nadzorowania bibliotek publicznych,

6)       prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony dóbr kultury i muzeów,

7)       realizacja zadań gminy z zakresu kultury fizycznej w tym sportu, rekreacji i wypoczynku,

8)       upowszechnianie informacji o programach i przygotowywanie wniosków o dofinansowanie z funduszy krajowych i unijnych.

§ 26. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Organizacji i Obsługi Rady Miejskiej należy zapewnienie obsługi administracyjnej Rady i jej komisji oraz sprawy kancelaryjno-techniczne a w szczególności:

1)       przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie referatami i samodzielnymi stanowiskami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,

2)       przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę Gminy i jej komisje,

3)       przekazywanie - za pośrednictwem Sekretariatu - korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,

4)       przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,

5)       podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i Burmistrza,

6)       protokołowanie sesji Rady, posiedzeń, zebrań, spotkań komisji i Burmistrza,

7)       prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i jej komisji oraz przekazywanie ich do realizacji kierownikom jednostek i na stanowiska pracy,

8)       prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,

9)       organizowanie szkoleń radnych,

10)   opracowanie sprawozdań i informacji z działalności Rady i Burmistrza oraz rozpowszechnianie ich na terenie gminy w sposób zwyczajowo przyjęty,

11)   wykonanie zadań związanych z wyborami na Prezydenta RP, do Sejmu, Senatu, samorządu wojewódzkiego, powiatowego, gminnego, do rad sołeckich oraz ławników, sołtysów, komitetu osiedlowego i referendum,

12)   prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem odznaczeń za działalność w samorządzie gminnym i za działalność w OSP.

§ 27. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu, Organizacji i Spraw Osobowych należy:

1)       przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,

2)       prowadzenie ewidencji korespondencji,

3)       prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,

4)       przygotowywanie pomieszczeń, obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza,

5)       prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,

6)       nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,

7)       przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza, bądź kierowanie ich do właściwych referatów lub samodzielnych stanowisk,

8)       utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,

9)       prowadzenie adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacja budynku, Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,

10)   zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie w tym materiały biurowe oraz prowadzenie magazynu materiałów biurowych i ich ewidencji,

11)   prowadzenie księgi inwentarzowej Urzędu,

12)   prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

13)   prowadzenie spraw związanych z BHP w Urzędzie,

14)   prowadzenie spraw związanych z powierzaniem stanowisk kierowniczych w gminnych jednostkach organizacyjnych i odwoływaniem z tych stanowisk,

15)   organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników oraz prowadzenie ich ewidencji,

16)   przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,

17)   przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,

18)   zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,

19)   przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,

20)   ewidencja czasu pracy pracowników,

21)   kompletowanie wniosków emerytalno rentowych,

22)   ewidencjonowanie aktów prawnych i przekazywanie ich do realizacji na stanowiska pracy,

23)   prowadzenie spraw związanych z zadaniami Gminy jako organu prowadzącego placówki oświatowe,

24)   obsługa techniczna Sekretariatu,

25)   organizowanie oflagowania Urzędu z okazji świąt państwowych i lokalnych,

26)   prowadzenie Kancelarii Tajnej.

§ 28. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Obsługi Interesantów należy:

1)       przyjmowanie podań i wniosków interesantów oraz ich realizacja,

2)       wypisywanie dowodów wpłat podatków i opłat – obsługa interesantów,

3)       wydawanie zaświadczeń o pracy w gospodarstwie rolnym,

4)       sprzedaż znaków skarbowych,

5)       prowadzenie gospodarki drukami i formularzami.

§ 29. Do zadań Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich należy:

1)       rejestracja urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,

2)       sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,

3)       sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,

4)       przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,

5)       przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,

6)       stwierdzanie legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,

7)       organizowanie uroczystości długoletniego pożycia małżeńskiego,

8)       zapewnienie uroczystych form rejestracji stanu cywilnego obywateli,

9)       wskazywanie kandydata na opiekuna prawnego,

10)   wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu,

11)   prowadzenie ewidencji ludności i dokumentów stwierdzających tożsamość,

12)   sporządzanie wykazów przedpoborowych i poborowych,

13)   sporządzanie wykazów dzieci uczęszczających do szkół,

14)   prowadzenie postępowań cywilnych i karnych, w tym:

a)          ustanawianie pełnomocnika w sprawach o ustalenie ojcostwa i roszczenia alimentacyjne oraz w sprawach o przysposobienie,

b)         wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym w postępowaniu o zwolnienie od kosztów sądowych,

c)          przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora,

d)         udzielanie informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji i opinii o wystawieniu na licytację,

e)          przyjmowania obwieszczeń,

15)   sporządzanie spisu wyborców, wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,

16)   wspomaganie działalności stanowiska ds. Obsługi Interesantów we wszystkich jego zadaniach.

§ 30. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Obrony Cywilnej, Spraw Wojskowych i Ochrony Informacji Niejawnych należą sprawy związane z obronnością kraju, ochroną tajemnicy państwowej i służbowej, a w szczególności:

1)       przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,

2)       organizowanie wykonywania przez jednostki organizacyjne gminy zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony, w tym ustalanie zadań szczegółowych oraz trybu ich realizacji,

3)       współdziałanie z organami wojskowymi,

4)       administracja rezerw osobowych w tym rejestracji, poboru i ewidencji,

5)       orzekanie o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzeniem gospodarstwa rolnego i uznaniem za jedynego żywiciela,

6)       prowadzenie spraw związanych z przysługującymi żołnierzom i członkom ich rodzin zasiłkami na utrzymanie rodziny oraz pokrywanie należności mieszkaniowych i opłat eksploatacyjnych,

7)       tworzenie formacji obrony cywilnej,

8)       nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,

9)       świadczenia na rzecz obrony,

10)   udzielanie pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym,

11)   zakwaterowanie sił zbrojnych,

12)   podejmowanie działań związanych z oczyszczaniem terenu z niewypałów,

13)   zapewnienie ochrony informacji niejawnych,

14)   ochrona systemów i sieci informatycznych,

15)   zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,

16)   kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,

17)   okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,

18)   opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,

19)   szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.

§ 31. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Ochrony Przeciwpożarowej należy:

1)       opracowywanie gminnych planów ochrony przeciwpożarowej,

2)       realizacja ustalonych przez wojewodę zadań krajowego systemu ratowniczo – gaśniczego na obszarze gminy,

3)       inicjowanie prac i działań gminy w zakresie zaopatrzenia obszaru gminy w wo­dę do celów gaśniczych,

4)       realizację zadań w zakresie zapewnienia ochrony przeciwpożarowej i innych miejsco­wych zagrożeń terenu, gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej,

5)       przeprowadzanie w imieniu gminy prze­glądów z zakresu ochrony przeciwpożarowej,

6)       przeprowadzanie nadzoru gotowości do statutowych działań ratowniczych ochotniczych straży pożarnych,

7)       prowadzenie zadań z zakresu ochrony przeciwpowodziowej oraz zapobiegania innym nadzwyczajnym zagroże­niom życia i zdrowia ludzi lub środowiska na obszarze gminy,

8)       prowadzenie zadań związanych ze szkoleniem członków ochotniczych straży pożarnych,

9)       organizowanie działań ra­towniczych jednostek OSP na obszarze gminy oraz udział w organizowaniu takich ćwiczeń na obszarze powiatu,

10)   prowadzenie zadań związanych z zawodami sportowo-pożarniczymi,

11)   udzielanie pomocy jednostkom OSP funkcjonującym na obszarze gminy,

12)   prowadzenie zadań z zakresu popularyzowania zasad ochrony przeciwpożarowej.

§ 32. Do zadań Specjalisty ds. BHP należy pełnienie funkcji doradczych i kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy a w szczególności:

1)       okresowa analiza stanu bhp,

2)       stwierdzanie zagrożeń zawodowych,

3)       przeprowadzanie kontroli warunków pracy,

4)       zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,

5)       przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji dotyczących bhp,

6)       rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,

7)       udział w dochodzeniach powypadkowych,

8)       współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy,

9)       udział w pracy zakładowej komisji bhp.

§ 33. Do zadań Pełnomocnika ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych należy prowadzenie wszelkich spraw związanych z wychowaniem w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi a w szczególności:

1)       udział w pracach i prowadzenie Gminnej Komisji rozwiązywania problemów alkoholowych,

2)       realizacja profilaktycznego programu rozwiązywania problemów alkoholowych,

3)       prowadzenie wszelkiej korespondencji, sprawozdawczości związanej z rozwiązywaniem problemów alkoholowych.

Rozdział VII  

OBIEG DOKUMENTÓW W URZĘDZIE

§ 34. 1. Czynności kancelaryjne w Urzędzie, obieg korespondencji i zasady podpisywania pism reguluje instrukcja kancelaryjna, a ponadto:

1)       cała korespondencja wpływająca do Urzędu jest niezwłocznie rejestrowana na stanowisku obsługi Sekretariatu „BO”. Oznacza to:

a)          nadanie korespondencji pieczęci daty wpływu na piśmie lub kopercie (w przypadku koperty nie podlegającej otwarciu),

b)         wpisanie do rejestru pism pod kolejnym numerem i naniesieniem tego numeru do pieczątki wpływu korespondencji.

2.      Korespondencja wpływająca do Rady przyjmowana jest przez Sekretariat i kierowana na samodzielne stanowisko ds. organizacji i obsługi RM „BR”.

3.      Korespondencja zawierająca jedynie imię i nazwiska adresata bez opatrzenia jej pieczęcią winna być traktowana jako prywatna i nie podlega otwarciu i rejestracji.

4.      Jeżeli okaże się, że korespondencja ta nie miała charakteru prywatnego adresat niezwłocznie przedkłada ją do rejestracji.

§ 35. 1. Korespondencja związana z prowadzonym postępowaniem administracyjnym lub sądowym wysyłana jest listem poleconym lub doręczana jest przez pracownika Urzędu za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

2.      Referaty i samodzielne stanowiska pracy wysyłają korespondencję za pośrednictwem Sekretariatu.

Rozdział VIII  

ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI

§ 36. 1. W korespondencji obowiązują oznaczenia stanowisk podanych w schemacie organizacyjnym Urzędu.

2.      Pisma i akty normatywne oznacza się wg wzorów podanych w instrukcji kancelaryjnej.

§ 37. Burmistrz podpisuje:

1)       zarządzenia,

2)       pisma związane z reprezentowaniem gminy na zewnątrz,

3)       pisma zawierające oświadczenia woli z zakresie bieżącej działalności gminy,

4)       odpowiedzi na skargi i wnioski,

5)       decyzje z zakresu administracji publicznej, do której wydawane w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,

6)       pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,

7)       pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracyjnymi,

8)       odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych,

9)       pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,

10)   inne pisma, jeśli ich podpisanie Burmistrz zastrzegł dla siebie.

§ 38. W razie nieobecności Burmistrza pisma rozstrzygające i materiały należące do jego aprobaty podpisuje Zastępca Burmistrza.

§ 39. Zastępca Burmistrza i Skarbnik podpisuje pisma zgodnie z zakresem kompetencji.

§ 40. Samodzielne stanowiska podpisują:

1)       pisma o charakterze przygotowującym nie stanowiącym rozstrzygnięcia zgodnie z zakresem kompetencji,

2)       decyzje administracyjne oraz pisma w ramach załatwienia, do których zostali upoważnieni przez Burmistrza.

§ 41. Wzory pieczęci nagłówkowych oraz wzory pieczątek do podpisania ustanowione są w instrukcji kancelaryjnej.

§ 42. 1. Pieczęć nagłówkowa Burmistrza i pieczątka imienna do podpisu, pracownik obsługi sekretariatu umieszcza po złożeniu podpisu na blankiecie korespondencyjnym.

2.      Okrągłą pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi po umieszczeniu pieczątki i podpisu jak w ust. 1.

Rozdział IX  

OPRACOWANIE PROJEKTÓW ZARZĄDZEŃ i UCHWAŁ NA POSIEDZENIA ORGANÓW GMINY

§ 43. 1. Projekty uchwał pod obrady Rady przygotowuje merytoryczny pracownik zajmujący samodzielne stanowisko z własnej inicjatywy względnie na polecenie Burmistrza lub Zastępcy Burmistrza.

2.      Po uzyskaniu opinii radcy prawnego projekty kierowane są do Burmistrza, a następnie Komisji Rady, jeżeli zachodzi taka konieczność.

3.      Kontrolę merytoryczną przedkładanego projektu uchwały wykonuje Burmistrz.

4.      Materiały przygotowane dla Burmistrza, na sesję Rady oraz na posiedzenia Komisji, pracownik obowiązany jest przygotować tak, aby mające się odbyć rozstrzygnięcie było jasne.

5.      Zarządzenia Burmistrza i uchwały Rady po ich podjęciu są rejestrowane odpowiednio w rejestrze zarządzeń prowadzonym przez Sekretariat na stanowisku „BO” i w rejestrze uchwał prowadzonym przez Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Rady ,,BR''.

Rozdział X  

KONTROLA WEWNĘTRZNA W URZĘDZIE

§ 44. 1. Celem kontroli wewnętrznej jest badanie prawidłowości realizacji zadań i efektywności działania w szczególności do zadań kontroli wewnętrznej należy:

1)       badanie zgodności postępowania z obowiązującym prawem,

2)       badanie efektywności działania i realizacji zadań wynikających z planów i budżetu gminy,

3)       ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości,

4)       wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację stwierdzonych nieprawidłowości,

5)       zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działaniu Urzędu, inicjowanie kierunków prawidłowego działania.

§ 45. Do przeprowadzenia kontroli upoważnieni są:

1)       Burmistrz, Zastępca Burmistrza w sprawach funkcjonowania Urzędu,

2)       Burmistrz w sprawach funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych,

3)       Skarbnik w sprawach związanych z realizacją budżetu przez Urząd i gminne jednostki organizacyjne.

§ 46. Kontrola może dotyczyć całości spraw prowadzonych przez stanowisko względnie określonych spraw, a także jednej sprawy.

§ 47. Do obowiązków kontrolującego należy:

1)       rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego,

2)       w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień, ustalenie ich przyczyn i skutków,

3)       ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone uchybienia.

§ 48. 1. Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli uprzedza kontrolowanego o terminie i zakresie kontroli (nie dotyczy to kontroli wyrywkowych).

2.      Z kontroli kontrolujący jest zobowiązany sporządzić protokół, wskazując w nim nieprawidłowości. Protokół winien być zakończony wnioskami.

3.      Protokół sporządza się w 3 egzemplarzach. Jeden egzemplarz otrzymuje kontrolowany pracownik, bądź kontrolowana jednostka, drugi kontrolujący, trzeci przełożony.

4.      Protokoły z kontroli przekazuje się za pokwitowaniem.

Rozdział XI  

ZASADY PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG, WNIOSKÓW I LISTÓW

§ 49. Burmistrz w sprawach skarg i wniosków przyjmuje obywateli w poniedziałki od 14⁰⁰ do 16⁰⁰, a także w miarę możliwości w każdy dzień w godzinach pracy Urzędu.

§ 50. 1. Skargi, wnioski i listy wpływające do Urzędu winny być traktowane jako sprawy bardzo pilne i wymagające terminowego załatwienia.

2.      Skargi, wnioski i listy przed ich merytorycznym załatwieniem winny być zbadane z należytą starannością i wnikliwością oraz poprzedzone rozpatrywaniem wszelkich okoliczności mających znaczenie dla prawidłowego załatwienia.

3.      Pracownicy Urzędu, którym przekazano skargi i listy w celu ich zbadania ponoszą służbową odpowiedzialność za dokonanie ustaleń niezgodnych z obiektywnym stanem spraw w nich poruszonych.

§ 51. Pisemne skargi, wnioski i listy wpływające do Urzędu są ewidencjonowane w rejestrze prowadzonym na stanowisku „BO”.

§ 52. Kontrolę sposobu i terminowość załatwiania skarg, wniosków i listów prowadzi Zastępca Burmistrza.

Rozdział XII  

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 53. Zmiany do Regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia.

Burmistrz Recza

Zbigniew Ligus